Cliente não paga fatura: o que fazer (guia completo para PMEs portuguesas)

Tem uma fatura em atraso e não sabe como agir sem estragar a relação com o cliente? Não está sozinho. Em Portugal, mais de 70% das PMEs enfrentam atrasos de pagamento regularmente — e o atraso médio é de 22 dias além do prazo contratual. O problema raramente resolve sozinho: estudos europeus mostram que a probabilidade de recuperar uma dívida cai 30% por cada semana que passa sem contacto. Este guia mostra-lhe exactamente o que fazer, passo a passo.

Antes de agir: o que verificar

Antes de ligar ou enviar qualquer mensagem, confirme estes três pontos para evitar mal-entendidos que podem prejudicar a relação:

• A fatura foi efectivamente recebida e está correcta (valor, NIF, IBAN, referências)?
• Não existe nenhuma disputa em aberto sobre o serviço prestado ou o produto entregue?
• Sabe qual é a pessoa certa para contactar — responsável financeiro, gerente ou compras?

Na maioria dos casos, o atraso é um esquecimento ou um problema de tesouraria pontual — não má-fé. A abordagem correcta nos primeiros dias determina se recupera o dinheiro rapidamente ou entra num processo longo e desgastante.

Os 4 passos para recuperar uma fatura em atraso

Passo 1 — Lembrete amigável (D+1 a D+5)

O primeiro contacto deve assumir boa-fé e tratar o atraso como um esquecimento. O tom é informal, breve e sem pressão. WhatsApp é o canal ideal nesta fase — tem uma taxa de abertura superior a 98% e uma resposta muito mais rápida do que o email.

Passo 2 — Notificação formal por email (D+7 a D+14)

Se não houve resposta ao lembrete inicial, é altura de uma comunicação mais formal por email — de preferência com confirmação de leitura e com a fatura em anexo. O email deve conter:

• Identificação clara da fatura (número, data de emissão, valor e vencimento)
• Número de dias em atraso e o saldo total em dívida
• Pedido explícito de pagamento ou de confirmação de data
• Referência aos juros de mora que se começam a acumular
• Prazo para responder — recomendado: 5 dias úteis

Passo 3 — Segunda notificação com aviso de consequências (D+15 a D+30)

Nesta fase o tom muda. A comunicação é explicitamente formal e menciona as consequências legais. Combine email com um SMS adicional para garantir que a mensagem chega.

Mencione os juros de mora previstos pelo Decreto-Lei n.º 62/2013 — taxa de juro do BCE acrescida de 8 pontos percentuais (aproximadamente 12% ao ano em 2025). Para uma fatura de €5.000 em atraso, isso representa cerca de €1,64 por dia.

Passo 4 — Carta Registada com Aviso de Receção (D+30 em diante)

A Carta Registada (AR) via CTT é o último passo antes da via judicial. Tem peso legal e cria um registo formal de que o devedor foi notificado — essencial para qualquer processo subsequente.

• Envie via CTT com Aviso de Receção (guarda o AR como prova)
• Inclua cópia da fatura, extracto de conta e cálculo dos juros acumulados
• Dê um prazo final de 15 dias úteis para pagamento integral
• Mencione explicitamente que, findo esse prazo, recorrerá a injunção ou acção judicial

O que diz a lei portuguesa: os seus direitos

Em Portugal, o quadro legal para recuperação de créditos comerciais é relativamente favorável ao credor. Eis o que precisa de saber antes de agir:

Decreto-Lei n.º 62/2013 — Transacções Comerciais

• Prazo máximo de pagamento: 30 dias (60 dias com acordo escrito; 30 dias para entidades públicas)
• Juros de mora automáticos a partir do vencimento: taxa BCE + 8% (≈12% em 2025)
• Indemnização mínima pelos custos de cobrança: €40 por fatura, sem necessidade de prova
• Indemnização adicional: 15% do valor em dívida se os custos de cobrança excederem €40

Injunção (valores até €15.000)

A injunção é o mecanismo mais rápido para cobrar créditos não contestados. Funciona assim:

1. 1Submete o pedido online no CITIUS (citius.tribunaisnet.mj.pt) — sem advogado necessário até €15.000
2. 2Taxa de justiça: €70 (pode ser reembolsada pelo devedor se ganhar o processo)
3. 3O tribunal notifica o devedor, que tem 15 dias para pagar ou contestar
4. 4Se não contestar, o pedido transforma-se em título executivo — pode penhorar bens, contas ou rendimentos

Para valores acima de €15.000, o mecanismo é a acção declarativa comum, que requer advogado mas segue o mesmo princípio. Em ambos os casos, a Carta Registada prévia é fortemente recomendada como prova da interpelação.

Como calcular os juros de mora

A fórmula é simples: Juros = Capital × Taxa × Dias ÷ 365

Incluir o cálculo de juros explícito nas notificações tem um efeito psicológico imediato — o devedor percebe que o custo do atraso está a aumentar todos os dias.

Como evitar que volte a acontecer

Recuperar dívidas é custoso — em tempo, energia e capital emocional. Prevenir é sempre mais eficiente. Estas práticas reduzem significativamente os atrasos:

• Termos de pagamento claros na proposta e no contrato, não só na fatura
• Referência Multibanco ou link de pagamento directo na fatura — elimina o atrito
• Pagamento parcial antecipado (30-50%) para clientes novos ou encomendas de valor elevado
• Lembretes automáticos a D-7, D-day e D+3 — a maioria dos pagamentos acontece nesta janela
• Consulta à CRC (Banco de Portugal) para clientes de risco elevado antes de prestar serviços a crédito

Como o Flowpay faz tudo isto automaticamente

Seguir os 4 passos acima manualmente para cada cliente é eficaz — mas demorado. Para uma PME com 20, 50 ou 200 faturas em atraso por mês, é simplesmente inviável sem uma equipa dedicada. É aqui que o Flowpay entra.

O Flowpay liga-se ao seu Moloni ou InvoiceXpress, detecta automaticamente as faturas vencidas e executa o processo de recuperação por si — sem conversas desconfortáveis:

• D+1: WhatsApp amigável, personalizado com o nome do cliente e os detalhes da fatura
• D+5: Email formal com PDF em anexo e link de pagamento (Multibanco, MB WAY via IfthenPay)
• D+10: SMS de reforço caso não haja resposta
• D+15: Segunda notificação formal com cálculo dos juros de mora acumulados
• D+30: Carta Registada via CTT enviada automaticamente
• Ao longo do processo: a IA Claude negocia planos de prestações com clientes que pedem

Quando o cliente paga, o Flowpay confirma o recebimento e fecha a fatura directamente no Moloni ou InvoiceXpress. A taxa de recuperação média é de 70% — sem uma única chamada desconfortável da sua parte.